Kde je uchovávat a hlavně jak, aby byly i po deseti letech ještě k použití?
Základem je ujasnit si, kde budete vše skladovat. Kancelář asi není to pravé místo, pokud sháníte prostor pro více než pár šanonů. Větší firmy to řeší tak, že mají jednu místnost s regály vyhrazenou právě na krabice plné dokumentů. Možností je i pronajmout si nějaké externí prostory, ale pak počítejte s tím, že budete muset krabice převážet a v případě potřeby si tam jet hledat potřebné dokumenty. A když už mluvíme o krabicích…
Jaké krabice jsou na archivování dokumentů nejlepší?
Máte v podstatě tři možnosti. Tou první jsou kovové krabice, které se vyznačují extrémní odolností, často jsou i uzamykatelné. Pokud máte nějaké opravdu citlivé dokumenty, tohle je dobrá volba.
Za druhé to mohou být plastové bedny vhodné pro skladování v garážích a jiných prostorách, kde by mohla papírové alternativě uškodit vlhkost. Oproti kovovým jsou lehčí, mohou být také uzamykatelné, ale rozhodně nejsou nerozbitné.
Přesto nejvíce lidí dává přednost těm kartonovým. Papírová krabice je totiž levná, lehká a všestranná. K dispozici je obrovské množství variant s různým otevíráním a v rozdílných velikostech. Nejlépe poslouží přímo archivační krabice, které mají zvýšenou pevnost nebo rozměry uzpůsobené tomu, aby se do nich dalo poskládat několik šanonů.
Na co při archivaci myslet?
Skladujte pouze čistý a suchý papír, to samé platí o krabicích, v nichž bude uložený. Zapomeňte na vlhké místnosti, pak by mohly dokumenty začít plesnivět. Archivovaným dokumentům prospívá také tma, sluneční světlo zrychluje hnědnutí papíru a způsobuje blednutí inkoustu. Nezapomeňte si pečlivě popisovat jak jednotlivé šanony, tak krabice.
K tomuto článku není otevřena diskuze