Vedení evidence o zaměstnancích je jedním z hlavních úkolů každého personalisty, případně majitele malé firmy. Do evidence zanášíte všechny informace, které jako zaměstnavatel musíte znát, abyste mohli plnit své povinnosti – ve vztahu k zaměstnancům nebo státním orgánům (např. vůči soudu, finančnímu úřadu či úřadu práce).
Co obsahuje osobní spis zaměstnance
Osobní spis zaměstnance obsahuje 4 typy údajů. Jedná se o doklady z doby:
- před vznikem pracovního poměru (např. zápočtový list, výpis z rejstříků trestů, kopie dokladů o dosaženém vzdělání),
- při vzniku pracovního poměru,
- dokumenty, které průběžně ukládáte během trvání pracovního poměru (např. navýšení mzdy či platu, pravidelné lékařské prohlídky),
- při skončení pracovního poměru (výpověď či dohoda o rozvázání pracovního poměru).
V osobním spisu zaměstnance ukládáte všechny údaje, které slouží ke zpracování dat v oblasti mezd, daní, zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění. Tyto údaje musíte získat v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.
Evidence docházky zaměstnanců
Vedle evidence dat o zaměstnancích vedete také přehled o odpracovaných hodinách zaměstnanců. Slouží jako podklad pro výpočet mezd.
Pozor na záměnu pojmů evidence docházky a evidence odpracované doby, nejde o to samé.
- Evidence docházky znamená přehled o příchodech a odchodech do/ze zaměstnání.
- evidence pracovní doby udržuje přehled o odpracované době zaměstnanců.
Podle evidence docházky tedy zaměstnanec mohl na pracovišti strávit 12 hodin a v praxi odpracovat jenom 6 hodin. Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu – přehledně a průkazně, je nicméně jedno, v jaké podobě (může jít třeba o Excelovou tabulku či mobilní aplikaci).
Usnadněte si vedení personalistiky a zpracování mezd
Povinnosti personalisty si můžete zjednodušit pomocí personálního softwaru integrovaného do účetního programu Money S3. Program za vás vyřídí část agendy, vždy v souladu se zákony. Pomůže vám také se mzdovou agendou. Zkuste si ve verzi zdarma vystavit třeba výplatní pásky – uvidíte, jestli vám program vyhovuje.
K tomuto článku není otevřena diskuze