MAGAZÍN.cz – Internetový magazín

Zákon jasně stanovuje, jaké povinné údaje musí obsahovat, aby se mohla uznat jako platný dokument pro daňové účely. Přechod na elektronickou knihu jízd představuje elegantní řešení, jak splnit všechny legislativní povinnosti a zároveň výrazně redukovat administrativní zátěž. Přečtěte si, jak se vyhnout nejčastějším chybám a proč je digitalizace jízdních záznamů krok správným směrem.

Finanční úřady získávají stále nové nástroje pro ověřování skutečného pohybu vozidel, a tak se stává přesná evidence jízd kritickým bodem pro daňovou optimalizaci. Seznamte se s aktuálními legislativními požadavky a zjistěte, jak vám technologie dodržování předpisů usnadní.

Kdo musí vést knihu jízd a proč je důležitá

Zákon nepředepisuje explicitně povinnost vést knihu jízd pro všechny podnikatele, ale nepřímo tuto povinnost vytváří prostřednictvím daňových předpisů. Především plátci DPH, kteří chtějí uplatnit nárok na odpočet daně u výdajů spojených s provozem vozidla, musí doložit, že vozidlo používají výhradně nebo částečně pro ekonomickou činnost.

Nejvyšší správní soud v několika judikátech potvrdil, že právě kniha jízd představuje hlavní důkazní prostředek při daňových kontrolách. Od července 2024 navíc finanční úřady disponují novým oprávněním – vyžádat si od Policie ČR kamerové záznamy o pohybu vozidla pro účely správy daní. To znamená, že správce daně dnes daleko snadněji odhalí nesrovnalosti v předložené evidenci jízd.

Dobře vedená kniha jízd má význam i z hlediska:

• bezpečnosti práce,
• prokazování dodržování povinných bezpečnostních přestávek řidičů,
• ochrany před sankcemi,
• pomoci při řešení dopravních přestupků zaznamenaných automatickými systémy,
• efektivního řízení nákladů
• a poskytování přehledu o reálné vytíženosti vozového parku.

Povinné náležitosti knihy jízd podle aktuálního znění zákona

Kniha jízd musí obsahovat řadu povinných údajů, aby plnila svůj účel a finanční úřad ji uznal jako platný důkazní prostředek. Pokyn GFŘ D-22 stanovuje základní náležitosti pro účely daně z příjmů:

• datum jízdy,
• cíl jízdy,
• účel jízdy,
• počet ujetých kilometrů,
• typ vozidla,
• registrační značka,
• stav tachometru k prvnímu dni sledovaného období
• a stav tachometru k poslednímu dni sledovaného období.

Z pohledu DPH jsou pak důležité údaje, které umožňují rozlišit mezi služebními a soukromými cestami. U služebních cest by měl být jasně identifikovatelný ekonomický účel – například návštěva klienta, dodavatele či účast na obchodním jednání.

Pro účely bezpečnosti práce je navíc nezbytné evidovat:

• čas zahájení jízdy,
• čas ukončení jízdy
• a bezpečnostní přestávky (včetně času jejich začátku a konce).

U zahraničních cest pak u knihy jízd zákon vyžaduje doplnit také informace o zaplaceném mýtném, což je důležité zejména pro správné účtování náhrad.

Častou chybou je vynechání některého z těchto údajů nebo jejich dodatečné doplňování. Přitom právě nekompletní nebo zpětně upravovaná kniha jízd pak při daňové kontrole znamená nejtvrdší postih – neuznání daňových výdajů či odepření nároku na odpočet DPH.

Elektronická kniha jízd pro soulad se zákonem

Tradiční papírová evidence jízd bývá častým zdrojem problémů při daňových kontrolách. Ručně zapisované údaje jsou náchylné k chybám, zápisy se provádějí zpětně a mnohdy chybí některé důležité detaily.

Elektronická kniha jízd představuje moderní řešení, které efektivně eliminuje většinu rizik spojených s papírovou evidencí. GPS lokátor instalovaný ve vozidle automaticky zaznamenává přesnou trasu, čas odjezdu i příjezdu, ujeté kilometry a další povinné údaje.

Plátci DPH využívají přínosnou možnost jednoduše rozlišovat mezi služebními a soukromými cestami. Kniha jízd vytvořená elektronicky dále zajišťuje bezproblémové splnění požadavků na evidenci bezpečnostních přestávek podle zákona o provozu na pozemních komunikacích.

® Tip: Moderní systémy pro monitoring vozidel nabízí také integraci s účetními programy. Prohlédněte si komplexní řešení s jednoduchou instalací zde.

Ochrana osobních údajů při používání elektronické knihy jízd

Při implementaci elektronické knihy jízd je nutné myslet také na ochranu osobních údajů.

Právní aspekty sledování vozidel

Systémy pro monitoring vozidel zpracovávají údaje, které mají často charakter osobních údajů ve smyslu GDPR, zejména pokud umožňují identifikaci konkrétního řidiče.

Zaměstnavatel musí řidiče prokazatelně informovat o rozsahu a účelu sledování. Primárním účelem by měla být evidence pro daňové účely a kontrola bezpečnostních přestávek, nikoliv nepřetržitý dohled nad zaměstnanci.

Nastavení pravidel pro používání monitoringu

Zákon o ochraně osobních údajů stanovuje, že zpracování musí být přiměřené vzhledem k účelu. Správným postupem je vypracování směrnice, která jasně definuje, jaké údaje se sbírají, jak dlouho se uchovávají a kdo k nim má přístup.

Oddělení služebních a soukromých jízd

Doporučujeme zajistit technické oddělení soukromých a služebních jízd, kdy se podrobně neevidují údaje o soukromých cestách. Respektování soukromí zaměstnanců při současném dodržení daňových předpisů vyžaduje odborný přístup.

Daně – nemyslete na ně

Správně vedená kniha jízd představuje efektivní ochranu při daňových kontrolách a pomáhá splnit požadavky stanovené zákonem. Elektronická kniha jízd výrazně zjednodušuje celý proces evidence a minimalizuje riziko chyb či opomenutí. Investice do kvalitního řešení se vyplatí nejen úsporou času, ale především jistotou, že vaše daňové odpočty zůstanou nedotčené.