Otázka, jak vybrat aplikaci pro řízení projektů, by měla zaznít v každé menší či větší firmě zabývající se projekty. Odborníci se shodují, že výběr vhodného softwaru je v současné široké nabídce poměrně náročný. Následující řádky vám pomohou zamyslet se nad tím, jaké nástroje a funkce by pro vaši práci byly nejefektivnější. Při samotném výběru konkrétní aplikace je potřeba dívat se nejen na cenu, ale například i na možnosti komplexního využití, zkušenosti firem z podobných oborů, ale také na formy implementace a následné podpory. Tyto důležité aspekty spolu s příjemným uživatelským prostředím pomohou k dosažení hlavního cíle – zjednodušení práce.
Jak vybrat aplikaci pro řízení projektů, když je pro mě důležitá efektivita práce?
Na otázku, pro koho jsou tyto nástroje vlastně vhodné, je jednoduchá odpověď. Pro firmy ze širokého spektra oborů, ať už se jedná o stavebnictví, IT, služby, výrobu nebo překvapivě i školství. Projektové řízení je v dnešní době stále více rozšířený pojem a to ve větších i menších firmách. Manažerskou prioritou číslo jedna by měl být přehled o tom, co se ve firmě děje. Ideální projektová aplikace z hlediska efektivity tedy uživateli podá informace o aktuálním stavu projektu, vynaloženém čase, ziskovosti a dalších stěžejních atributech. Pro manažera se tak stává tento nástroj pravou rukou pro všechna důležitá rozhodnutí.
Při posouzení vhodnosti vybrané aplikace pro firemní účely je důležité si říci, které funkce budete skutečně potřebovat, a které naopak nemají na práci týmu vliv. Mezi ty nejčastěji využívané patří tyto následující:
- Plánovače času
- Projektové mapy
- Zjednodušená komunikace
- Nástroje pro měření času
- Kontrolní harmonogramy (Ganttovy diagramy)
- Nástroje pro rozpočty
- Nástroje pro pokročilejší agilní metody
- Nástroje pro řízení celých portfolií projektů
- Jednotné úložiště
Současné požadavky nemusí být kompatibilní s těmi budoucími
Nezapomeňte, že při pozitivním budoucím vývoji se vaše firma může rozrůstat. Při výběru vhodné aplikace je tedy třeba myslet na možnosti komplexního využití i pro další firemní oblasti. Stejně tak je důležitá integrace s dalšími specifickými nástroji a službami, které již ve firmě používáte. Neméně důležitým atributem je v současné době, kterou začínají ovládat mileniálové, i možnost pracovat kdykoliv a odkudkoliv. Třeba i z domu, kavárny nebo při cestě do práce z mobilního telefonu či tabletu.
Uživatelské prostředí je důležitější, než si myslíte
Někteří odborníci se shodují, že při výběru vhodného projektového nástroje, je nejdůležitější tzv. user experience, tedy jedinečnost vaší zkušenosti. Pokud aplikace splňuje všechny vaše požadavky na funkčnost, ale z uživatelského hlediska vám její využití nedává smysl, musíte se podívat jinde. Projektový manažer tráví v daném prostředí většinu svého pracovního času a měl by jím proplouvat hladce a zcela přirozeně. Většina firem, které tyto aplikace poskytují, nabízí možnost zdarma si jejich nástroje vyzkoušet a tím tak jednoduše zjistit, zda jste zvolili správně.
Prosté, ale účinné tipy před konečným výběrem
Stejně jako při výběru jakékoliv jiné služby, nepodceňujte i osobní zkušenosti jiných, třeba i konkurenčních uživatelů. Jak už bylo zmíněno, projektové řízení najdete prakticky ve všech oborech. Dodavatel softwaru s vámi určitě rád prokonzultuje, jaké nástroje jsou pro váš obor nejlépe využitelné. Zeptejte se i na formu podpory, zaškolení a samotnou implementaci ve vaší firmě.
Zjednodušení a zefektivnění práce. Tak by mohl znít hlavní důvod, proč se stále více firem zabývá projekty. Větší přehled a kontrola ve všech oblastech pak vedou i k úspoře času a finančních zdrojů. Při výběru vhodného dodavatele se můžete inspirovat našimi tipy, a pokud byste se sami chtěli podělit o to, jak jste ve vaší firmě při výběru postupovali, budeme jedině rádi! Pokud o implementaci prozatím přemýšlíte, na jaké problémy jste zatím narazili?
K tomuto článku není otevřena diskuze