Delegování práce: 7 tipů a triků, které vám ušetří čas i peníze

Delegovat práci na někoho jiného může být stresující. Pokud ale při rozdělování práce překonáte nejistotu, zda podřízení úkol zvládnou podle vašich představ a pustíte se do delegování, budete mít více času na svou vlastní práci. Pokud byste všechno dělali jen vy, brzo by vám práce přerostla přes hlavu a mohl by se dokonce dostavit i syndrom vyhoření. Delegování vás může osvobodit od spousty zbytečných povinností, ulehčit vám a zároveň zefektivnit váš pracovní výkon. Předtím si však přečtěte, jak na to.

1. Co můžete delegovat

Pokud nevíte, co delegovat, zamyslete se, jaké rutinní každodenní úkoly vás zbytečně zdržují a zvažte, zda by se nenašel někdo, kdo by je vyřídil za vás. Pokud máte přehled o schopnostech svých zaměstnanců, víte, v čem jsou dobří, vycházejte při delegování práce z této znalosti. Třeba je někdo, kdo konkrétní věci rozumí lépe než vy. Úkol pak zvládne rychleji a ušetří tak čas vám i vaší firmě. Důležitá je však kontrola úkolu z vaší strany, při časovém managementu tedy myslete nejen na ni, ale i na případný čas na opravy.

Příklad úkolů vhodných k delegování: Příprava prezentací a podkladů pro prezentace. Sběr dat, zadávání dat a analýza dat. Běžné povinnosti, jako kopírování, skenování, domlouvání schůzek a vyřizování hovorů.

2. Co byste delegovat neměli

Ne každý úkol můžete delegovat. Soustřeďte se především na kritéria důležitosti a naléhavosti daného úkolu – čím větší důležitost a naléhavost je, tím spíše byste daný úkol měli dělat vy. Pokud jsou úkoly naléhavé a nedůležité, delegujte je.

Nepřidělujte úkoly, na které nejsou vaši zaměstnanci dostatečně kompetentní. Také se vyhněte delegování úkolů, které nejste ochotni dělat. Mohli byste tím snížit svou autoritu.

Příklad úkolu, které nedelegujte: Kontrolování a vyhodnocování výstupů. Motivace vašeho týmu. Dlouhodobé plánování, cíle a strategie. Konečné slovo při nabírání nových zaměstnanců.

3. Komunikujte, vyhnete se chybám

Při přidělování úkolů svým zaměstnancům co nejpřesněji popište, jaký výstup od nich očekáváte. Vyhnete se tak nedorozuměním a vracení projektu k rozsáhlým opravám. Ideální je písemné zadání, ke kterému se může zaměstnanec kdykoliv vracet. K tomu mohou dobře sloužit aplikace, které jsou pro delegování práce určené. Ty rovněž umožňují, abyste měli přehled nad činnostmi každého zaměstnance – na čem pracuje, co má hotové a co dalšího mu tedy můžete přidělit. Trendem jsou rovněž elektronické nástěnky.

Používejte některou z komunikačních platforem či aplikací, pro případ, že by měl zaměstnanec k úkolu otázky. Čím rychleji mu budete schopni odpovědět, tím dříve se bude moci vrátit k činnosti.

Pokud si chcete být jisti, že zaměstnanec úkol dobře pochopil, nechte ho ať vám svými slovy zopakuje, čeho a jak by měl dosáhnout.

Tip: Podívejte se, jak na interní komunikaci v 5 jednoduchých krocích.

4. Buďte trpěliví

Přestože vám z dlouhodobého hlediska delegování úkolů ušetří spoustu času, začátky mohou být náročné. Buďte připraveni na to, že než si vaši zaměstnanci práci dostatečně „osahají“ a budou si jistí v kramflecích, budou na vás mít spoustu dotazů. Pokud však v tomto období budete trpěliví a budete svědomitě odpovídat na jejich dotazy, později se vám tato investice zúročí v podobě kompetentních zaměstnanců, kteří svou práci budou zvládat velmi efektivně a bez větších chyb.

5. Hlídejte termíny

Vždy zaměstnanci dejte konkrétní deadline ke každému úkolu. Termín by měl být realistický vzhledem k času potřebnému ke splnění úkolu, zároveň by však měl být odlišný od termínu odevzdání výstupu klientovi. Myslete na čas, který strávíte kontrolou, schvalováním s klientem a který zaberou potřebné úpravy.

Pokud se jedná o komplexní dlouhodobý úkol, rozdělte ho na menší cíle, kterým můžete přidělovat dílčí termíny.

Pro vykazování práce, kterou zaměstnanci strávili nad úkoly používejte online automatické výkazy.

6. Školte své zaměstnance

Nemusí se nutně jednat o školení, která zaberou půlku pracovního dne. V případě potřeby se však vyplatí uspořádat „mini-školení“, na kterém může být pouze pár zaměstnanců a které zabere jen pár desítek minut.

Snažte se podělit o své znalosti a dejte zaměstnancům tipy a rady, jak mohou docílit co nejlepších výsledků. Pokud je to možné, uvádějte příklady či výklad demonstrujte na praktických ukázkách.

7. Poskytujte zpětnou vazbu

Zpětná vazba je jedním z nejdůležitějších aspektů delegování práce. Pokud zaměstnanec nesplní úkol podle vašich představ, poskytněte mu konstruktivní kritiku, aby se mohl poučit a příště již vše bylo, jak má. Nezapomínejte také na pozitivní zpětnou vazbu. Pokud se vám práce (nebo její dílčí část) vašeho zaměstnance líbila, dejte mu to najevo. Bude vědět, že se ubírá správnou cestou, a navíc mu tím uděláte radost.

Zpětnou vazbu vám také mohou poskytnout vaši zaměstnanci. Požádejte svůj tým, aby vám sdělil, čemu nerozumí a jak můžete úkoly zadávat lépe. Výsledkem bude spokojenost na obou stranách.

Tip: Při přípravě projektu promyslete, zda je pro vás vhodnější konvenční či agilní řízení projektů.

Delegovat či nedelegovat, to je oč tu běží

Delegování úkolů je klíčové pro váš byznys. Nebojte se ho. Zpočátku bude vše možná vypadat zbytečně složitě a vy si budete říkat: „Sám bych to zvládl rychleji a lépe.“ Tak se ale na rozdělování práce dívat nesmíte. Pamatujte, že investice do vašeho zaměstnance se vyplatí. Jakmile se vše ustálí a každý bude vědět, co a jak má dělat, bude všechno šlapat jak cyklisté v pelotonu.